PESAN - PESAN BISNIS
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang
Setelah
memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik yang
bersifat formal maupun informal, langkah berikutnya adalah melakukan
perencanaan pesan-pesan bisnis, mencakup pesan-pesan yang disampaikan secara
tertulis (macam-macam surat) dan pesan-pesan yang disampaikan secara lisan.
Perencanaan
pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan
suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu
keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan
mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan
pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara
tertulis.
B. Rumusan
Masalah
1. Penentuan
proses komposisi
2. Penentuan
Tujuan
3. Analisis
Audience
4. Penentuan
Ide Pokok
5. Seleksi
Saluran Media
BAB II
PEMBAHASAN
A. Penentuan
proses komposisi
Proses
komposisi (komposition process) penyusunan prinsip-prinsip bisnis dapat
dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang
komposer. Dia harus merencanakan lagu apa yang akan dibuat, menentukan bentuk
aransemen dan personal group yang mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka
harus melakukan latihan dan uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan,
sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak didengar, dan
mudah dicerna para penggemarnya. Begitu halnya dengan proses komposisi untuk
pesan-pesan bisnis. Penyususunan pesan-pesan bisnis meliputi 3 tahap, yaitu :
1. Perencanaan
Daftar
fase perencanaan (planning phase) dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar,
seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok
(main idea) pesan-pesan yang akan di sampaikan dan seluruh atau media yang akan
digunakan menyampaikan pesan. Di samping itu, intonasi juga perlu di atur,
apakah menlemah, mendatar, atau meninggi.yang terpenting adalah menyiasati
situasi yang ada, sehingga tujuan yang di kehendaki dapat tercapai.
2. Organisasi
dan komposisi
Setelah
tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah bagaimana mengorganisasikan ide-ide
dan selanjutnya di tuangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitmen
pemikiran anda yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf dan
memiliki ilustrasi yang di perlukan untuk mendukung ide pokok bahasan.
Organisasi
dan kompsisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata,
kalimat dan pargraf. Oleh karena itu diperlukan perhatikan bagaimana mengunakan
kata-kata, kalimat dan paragraf yang sederhana.
3. Revisi
Seluruh
maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali baik dari sisi subtitusi pesan yang
ingin di smpaikan, tetapi juga bagaimana gaya penulisannya, stuktur kalimat
yang digunakan dan bangaimana tingkat pemahamannya.
Kalau
belum sesuai, perlu di lakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan
seperlunya.
Oleh
karena perkembangan dunia bisnis saat ini begitu cepatnya, maka penyampaian
pesan-pesan bisnis perlu tetap memperhatikan bagaimana merencanakan,
mengorganisasi dan mengkomposisi, serta merevisi pesan-pesan bisnis secara
jelas dan seefektif mungkin.
B. Penentuan
Tujuan
Tahap
pertama dalam merencanakan dalam suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud
atau tujuan komunikasi, seorang komunikator tentunya ingin nama baik di hadapan
audiens, sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik bagi organisasi.
Sebelum
nenutuskan untuk menympaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain, ada perlu
menjawab 3 pertanyaan, apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya sudah
tepat, dan apakah tujuannya dapat diterima organisasi tersebut.
a. Mengapa
tujuan harus jelas
Tujuan
yang jelas akan membantu mengarahkan anda mencapai tujuan yang dikehendaki,
sebagaimana diketahui, setiap organisai tentunya memiliki tujuan yang
bermacam-macam.di samping itu, dapat mengambil keputusan yang mencakup antara
lain:
1. Keputusan
untuk meneruskan pesan
Sebelum
menyampaikan suatu pesan, tanyaka pada diri anda sendiri apakah pesan yang akan
di sampaikan benar-benar perlu atu tidak. Jika pesan-pesan yang akan di
sampaikan diduga mempunyai pengaruh yang sangat kecil kepada audiens, sebaiknya
penyampaiannya ditunda dulu. Sebalinya bila sangat penting dan akan membawa
pengaruh yang besar, pesan seharusnya segera di sampaikan atau di teruskan.
2. Keputusan
untuk menanggapi audiens
Untuk
memutuskan cara terbaik mennggapi audiens, komunikator perlu mempertimbangkan
motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan isi pesan yang di sampaikan?
Apakah mereka mengharapkan keuntungan? Apakah harapan mereka sesuai
dengan harapan komunikator? Tanpa mengetahui motif audiensnya, komunikator
tidak akan menggapai mereka dengan baik. Kpmunikator dan audiens juga akan
gagal mendapatkan apa yang mereka ingkan bila harapan mereka tidak
sesuai/sejalan.
3. Keputusan
untuk memusatkan isi pesan
Menetapkan
tujuan yang jelas akan membantu memutuskan isi pesan.komunikator seharusnya
hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan
yang telah di tetapkan. Informasi yang rrlrvan harus di singkirkan atau di
buang jauh-jauh. Bila informasi yang tidak penting dimasukan dalam pesan pesan
yang akan di sampaikan, inti pesan akan kabur, dan waktupun akan terbuang
percuma.
4. Keputusan
yang akan menetapkan media yang akan digunakan
Penentuan
saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan, sangat
bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi dapat di gunakan yang
dapat berupa lisan maupun tulisan.
b. Tujuan
komunikasi bisnis
Secara
umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu:
1. Memberi
informasi
Tujuan
pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan
dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu
perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan ditetapkan sebagai staf
administrasi di kantor-kantor cabang yang ada.
Untuk
memperoleh pegawai yang di harapkan, ia dapat memasang iklan lowongan kerja
melalui media surat kabar, majalah, radio, dan internet. Media komunikasi yang
mana yang akan dipilih sangant bergantung kebijakan perusahan mempertimbulkan
kemampuan internal perusahaan tersebut.
2. Melakukan
persuasi
Tujuan
kedua komunikasi bisnis adalah melakuan persuasi kepada pihak lain agar apapun
yang di sampaikan dapat di pahami dengan baik dan benar.
3. Melakukan
kolaborasi
Tujuan
ketiga dalam komunikasi bisnis bisnis adalah melakukan kolaborasi atau
kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi
bisnis tersebut seseorang dapat melakukan kerjasama bisnis, baik dengan
perusahaan domestik maupun perusahaan asing.
Dalam
dunia bisnis, persentasi yang baik harus mampu mampu menjelaskan tujuan yang
diinginkan secara spesifik. Oleh karena itu, untuk merumuskan tujuan tersebut,
sesorang perlu menanyakan kepada dirinya sendiri, apakah audiens mampu
melakukan penelaahan terhadap suatu pesan atau tidak.
c. Cara
Menguji Tujuan
· Apakah
Tujuan Tersebut Realistis
Tujuan
yang disampaikan hendaknya realistis, dalam arti bahwa ide-ide atau gagasan
yang hendak disampaikan sesuai dengan kemampuan yang ada. Seperti kemampuan
financial, manajerial, sumber daya dan teknis operasional.
· Apakah
Waktunya Tepat?
Dalam
menyampaikan suatu idea tau gagasan, hendaknya dipertimbangkan ketepatan waktu.
· Apakah
Orang Yang Mengirimkan Pesan Sudah Tepat?
Ketidaktepatan
dalam menentukan siapa yang layak menyampaikan suatu pesan akan berpengaruh
terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan.
· Apakah
Tujuannya Selaras Dengan Tujuan Organisasi Perusahaan?
Tujuan
penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara
keseluruhan.
C. Analisa
Audience
Bila
suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah
berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan di paham. Siapa mereka,
bagaimana pemahaman/pengetahuan mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis
kelamin mereka, bagaimana minat mereka dan apa yang mereka ketahui.
a. Cara
mengembngkan profil audiens
Mengembangkan
suatu profil audiens boleh di katakan gampang-gampang susah. Akan menjadi mudah
apabila lawan komunikasi dikenal baik. Akan tetapi, semua akan menjadi sulit
jika yang menjadi audiens adalah orang-orang yang sama sekali belum di kenal.
Dan komunikator perlu melakukan invetigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.
1. Melakukan
ukuran dan komposisi audiens.
Audiens
dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan perilaku yang berbeda denag
audiens yang berjumlah sedikit, sehingga untuk menghadapinya diperlukan teknik
komunikasi yang berbeda pula.
Bentuk
dan format penulisan materi yang akan di smpaikan juga di tentukan oleh jumlah
audiens. Untuk audiens yang jumlah kecil, materi dapat di kemas dalam susunan
laporan sederhana kemudian di persentasikan atau di bangikan kepada mereka.
Untuk audiens yang jumlahnya besar, materi sebaiknya di kemas dalamsuatu
makalah atau laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yang
lebih formal.
2. Siapa
audience
Bila
auudiens yang di tuju lebih dari satu orang, komunikaor perlu mengidentifikasi
siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting.
3. Reaksi
audiens
Perlu
diketahui (diantisipai) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audiens tersebu.
Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang
kritis, presentasi sebauknya di sajikan langsung pada bangian kesimpulandan
saran-saran.
4. Tingkat
pemahaman audiens
ketika
menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audienssperti tingkat pendidikan, usia
dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki
latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa
jauh audiens tersebut harus dididik. Secara umum, usahakan agar anda tidak
terlalubmenggurui, kalau terkesan menggurui, audiens cenderung merasa jenuh,
bosan dan kurang tertarik pada kesan yang di sampaikan.
5. Hubungan
komunikator dengan audiens
Jika
komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat
diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan yang dilakuan. Komunikator dengan
penampilan yang meyakinkan, akan membuat audiens termotivasi untuk mendengarkan
dan menyimak pembicaraan sehimgga pesan dapat di tampilkan denga baik.
b. Cara
memuaskan audiens akan kebutuhan informasi
kunci
komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens,
dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima tahap yang
diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens, yaitu
1. Temukan/cara
apa yang diinginkan oleh audiens
Komuikator
harus dapat menemukan apa yang ingin mereka ketahui dan segera memberikan
informasi yang diminta,
2. Antisipasi
pertanyaan yang tidak diungkapkan
Berikan
tambahan informasi yang mungkin sangat membantu meskipun informasi
tersebut
secara khusus tidak diminta oleh audiens.
3. Berikan
semua informasi yang diperlukan
Usahakan
agar semua informasi yang penting diminta oleh sudiens tidak ada yang
terlewatkan. Lakukan pengecekan terlebih dahulu sebelum pesan disampaikan oleh
audiens. Hal ini untuk menjaga agar apa yang diminta audiens
bener-bener telah sesuai dengan apa yang di kirim.
4. Pastikan
bahwa informasi akurat
Informasi
yang di smpaikan kepada audiens hendaknya informasi yang benar-benar akurat dan
dapat di pertanggungjawabkan kebenarannya.
5. Tekan
ide-ide yang paling menarik kepada audiens
Cobalah
untuk menemukan hal penting yang sngat menarik bangi para audiens. Selanjutnya,
berikan
perhatian khusus atau perhatian yang lebih kepada hal tersebut.
c. Cara
memuaskan kebutuhan motivasional audiens
Beberapa
jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah perilaku mereka.
Akan tetapi, pemberian motifasi ini sering kali mengalami hambatan/kendala.
Salah satu cara untuk mengatasi kendala adalah dengan mengatur pesan-pesan
sedemikian rupa sehingga informasi yang di sampaikan dapat diterima audiens
dengan mudah.
Pendekatan
yang dapat di lakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat
rasional. Meskipun pendekatan dengan mengunakan argumentasi merupakan cara yang
baik untuk menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan
emosi audiens.
D. PENENTU
IDE POKOK
Setelah
menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara untuk
mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu
tema pokok yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal yang lain dianggap sebagai
ide-ide pendukung. (supporting idea).
Topik
dan ide pokok adalah dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang lebih
luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik yang
menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut. Ide pokok dapat memotivasi
orang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan menggabungkan atau
menyelaraskan tujuan pengirim dengan tujuan mereka. Sebelum dapat menentukan
ide pokok, hal-hal yang penting harus diidentifikasi terlebih dahulu.
a. Teknik
curah pendapat (brainstroming)
Untuk
dapat mengidentifikasi ide pokok, diperlukan kreativitas dan pengalaman.
Pendekatan yang paling baik adalah curah pendapat yang memberikan keleluasaan
pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternatif dengan
mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada. Beberapa teknik curah
pendapat yang dapat di gunakan antara lain.
1. Storyteller’s
tour
Hidupkan
tape recorder, dan telaahpesan-pesan yang di sampaikan. Dengarkan dengan teliti
dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat di temukan dengan
mudah.
2. Random
list
Tulis
segala sesuatu yang ada dalam pikiran anda di atas kertas kosong. Hubungkan
antara ide satu dengan ide yang lain. Bagi kedalam kelompok-kelompok, dan
temukan butir yang penting dan tidak penting.
3. CFR
(conclusions, findings, recommendations) workssheet
Jika
sunjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu lembar kerja
(workssheet) yang akan membatu menjelaskan hubungan antara temuan (findings),
kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi (recommendations) yang akan di
berikan.
4. Journalistic
approach
Pendekatan
ini memberikan butir yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok.
Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa(what) kapan(when), dimana(where)
dan bagaimana(how), akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
5. Question
and answer chain
Pendekatan
yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens. Apa okok audiens,
apa yang di ingnkan audiens, periksa jawaban atas pertanyaan tersebut. Apa
pertanyaan tambahan yang mungkin muncul. Ikuti arus pertanyaan dan jawab
pertanyaan tersebut sehingga ide pokok dapat di temukan.
b. Pembatasan
Cakupan
Secara
umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah anda kenal hendaknya
menggunakan kata-kata yang singkat. Ini dapat membangkitkan rasa hormat
(respect) audiens kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks
dan kontroversial akan memakan waktu lebih lama. Yang lebih penting adalah
ide-ide pokok yang disampaikan haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh
audiens.
E. SELEKSI
SALURAN DAN MEDIA
Pesan-pesan
bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat di sampaikan melalui
dua saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan tulisan (wrutten). Pilihan mendasar
antara berbicara atau menulis bergantung pada tujua atau maksud pesan, audiens
dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.
1. Komunikasi
Lisan
Kebaikan
dari komunikasi lisan adalah kemampuan memberikan umpan balik (feedback)
dengan segera. Kelebihan lain dari komunikasi lisan adalah sifatnya yang
ekonomis.
Komunikasi
lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang atau lebih, pembicaraan
lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil, seminar, lokakarya,
program pelatihan, pidato formasl, dan presentasi lainnya.
Alat
bantu audiovisual seperti film, video klip, audio rekaman, proyektor LCD, dan
slide show sering digunakan untuk memberikan daya tarik bagi suatu presentasi.
2. Komunikasi
Tertulis
Salah
satu kelebihan komunikasi tertulis adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan
untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Dibutuhkan catatan
permanen untuk referensi di masa yang akan datang, dan jumlah audiens besar dan
menyebar.
BAB III
PENUTUP
Perencanaan pesan-pesan bisnis
merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi
secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan
komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian
tujuan komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan bisnis lebih
difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.
Drs.
Djoko Purwanto, M.B.A. (2011). Komunikasi bisnis.
.jpg)
Komentar
Posting Komentar